Activitatea cotidiană a contabililor presupune întocmirea unui număr mare de documente. Cu timpul, volumul acestora creşte şi devine tot mai actuală stocarea şi asigurarea condiţiilor necesare pentru păstrarea lor. Adeseori,  întreprinderile nu dispun de suficient spaţiu pentru organizarea şi ţinerea unei arhive. În acest sens, pe mulţi contabili îi preocupă problema privind nimicirea documentelor contabile după expirarea termenului lor de păstrare stabilit sau a termenelor de prescripţie prevăzute de legislaţia fiscală. Inspectoratul Fiscal Principal de Stat a iniţiat unele măsuri de ameliorare a situaţiei create, aplicarea cărora necesită unele soluţii concrete. În legătură cu acest fapt, ne adresăm către dl Ion Prisăcaru, şeful IFPS.

 

ÎNTREBARE: Domnule Prisăcaru, recent, IFPS a emis un Comunicat de presă adresat contribuabililor şi inspectoratelor fiscale teritoriale, în care au fost evidenţiate unele probleme ce ţin de păstrarea şi arhivarea documentelor aferente activităţii de întreprinzător. Care sînt aceste probleme?

 

Actualmente, cadrul legal în vigoare stabileşte pentru contribuabili anumite cerinţe obligatorii referitoare la termenele de păstrare a documentelor contabile. La acest capitol Serviciul Fiscal de Stat îşi propune să simplifice procedura de administrare fiscală atît din punctul de vedere al contribuabililor, cît şi al organelor fiscale.

Instituţia autorizată să reglementeze termenele şi modul de arhivare a documentelor în Republica Moldova este Organul de Stat pentru Supravegherea şi Administrarea Fondului Arhivistic al Republicii Moldova – Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova.

Cu toate că reglementarea acestui domeniu este de competenţa altei instituţii, personal am înaintat propuneri Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova privind reducerea termenelor de păstrare a documentelor şi simplificarea procedurii de nimicire a acestora. Consider că acest fapt va facilita desfăşurarea activităţii de întreprinzător în Republica Moldova. Totodată, în cadrul procesului de modificare a Indicatorului documentelor-tip şi al termenelor lor de păstrare pentru organele administraţiei publice, pentru instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile Republicii Moldova, aprobat prin Ordinul Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova la 3 decembrie 1997 (în continuare – Indicatorul documentelor-tip), intenţionăm să punem în discuţie posibilitatea excluderii condiţiei de prezentare a actului de control fiscal pentru acceptarea nimicirii documentelor contabile ale căror termene de păstrare au expirat.

În calitate de şef al IFPS, încerc să dirijez activitatea organelor fiscale astfel încît contribuabilii să nu fie deranjaţi după expirarea termenului de prescripţie prevăzut pentru determinarea obligaţiilor fiscale de 4 ani de la data apariţiei obligaţiei fiscale (art. 264 alin. (1) din Codul fiscal) şi, în general, controalele fiscale să fie efectuate doar la contribuabilii care prezintă anumite riscuri.

Totodată, organele fiscale nu vor efectua controale pentru perioadele fiscale de pînă la 1 ianuarie 2007 (art. 4 alin. (12) al Legii pentru punerea în aplicare a titlului V al Codului fiscal nr. 408-XV din 26.07.2001).

 

ÎNTREBARE: După cum se menţionează în Comunicatul de presă, actualmente, agenţii economici se conduc de prevederile Indicatorului documentelor-tip, conform cărora termenul de păstrare a unor documente este condiţionat de „încheierea reviziei”. Presupune oare această cerinţă că documentele contabile şi dările de seamă fiscale trebuie păstrate pînă la efectuarea controlului fiscal?

 

Nu este de competenţa Serviciului Fiscal de Stat să interpreteze un act normativ emis de către Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova. Interpretarea oficială poate fi efectuată doar de către instituţia care a emis actul normativ. Mai mult ca atît, conform art. 13 alin. (1) din Legea contabilităţii nr. 113 din 27.04.2007, răspunderea pentru ţinerea contabilităţii şi raportarea financiară revine:

a) conducerii (organului executiv) – în entitatea cu răspundere limitată;

b) partenerilor – în entitatea ai cărei proprietari au răspundere nelimitată;

c) proprietarului – pentru întreprinzătorii individuali;

d) conducătorului entităţii – în entităţile neprevăzute la lit. a)–c).

Persoanele specificate mai sus sînt obligate să asigure întocmirea şi prezentarea oportună, completă şi corectă a documentelor primare, a registrelor contabile conform regulilor stabilite de Ministerul Finanţelor, precum şi integritatea şi păstrarea acestora conform cerinţelor Organului de Stat pentru Supravegherea şi Administrarea Fondului Arhivistic al Republicii Moldova (art. 13 alin. (2) lit. d) din Legea contabilităţii).

Documentele contabile vor fi sistematizate şi păstrate în termenele şi în conformitate cu regulile stabilite de către Organul de Stat pentru Supravegherea şi Administrarea Fondului Arhivistic al Republicii Moldova (art. 43 din Legea contabilităţii).

Conform art. 18 din Legea privind Fondul Arhivistic al Republicii Moldova nr. 880 din 22.01.1992, toate persoanele juridice din Republica Moldova sînt datoare să acumuleze documentele elaborate în procesul activităţii lor. Sistematizarea, evidenţa şi păstrarea documentelor respective se efectuează în modul stabilit de Organul de Stat pentru Supravegherea şi Administrarea Fondului Arhivistic al Republicii Moldova.

Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova a aprobat, la 18 ianuarie 2010, Instrucţiunea cu privire la ordonarea documentelor în organizaţiile, instituţiile şi întreprinderile Republicii Moldova¹, în care este prevăzut modul de efectuare a expertizei valorii documentelor, de selectare a lor pentru păstrare pe termen permanent şi lung sau pentru nimicire, de întocmire a actelor însoţitoare necesare în procesul de ordonare a documentelor de către subdiviziunile structurale ale arhivelor de stat şi comisiile de expertiză ale instituţiilor, organizaţiilor şi întreprinderilor Republicii Moldova.

 

ÎNTREBARE: Pornind de la concepţia nouă a SFS, orientată spre conformarea voluntară a contribuabililor, agenţii economici care nu prezintă risc de evaziune fiscală vor fi scutiţi de controale fiscale o perioadă îndelungată. Potrivit art. 264, 265 şi 266 din Codul fiscal, termenul de prescripţie pentru determinarea şi stingerea obligaţiilor fiscale, precum şi pentru compensarea ori restituirea sumelor plătite în plus sau a sumelor care, conform legislaţiei fiscale, urmează a fi restituite, variază de la 4 la 6 ani. Potrivit art. 235 din Indicatorul documentelor-tip, termenul de păstrare a documentelor primare care fixează efectuarea operaţiunilor economice şi serveşte drept temei pentru înregistrările contabile, inclusiv facturile şi facturile fiscale, constituie 5 ani. Înseamnă oare aceasta că, la expirarea termenului de 6 ani, contribuabilul nu mai este obligat să păstreze documentele menţionate, avînd în vedere faptul că termenul lor de păstrare, conform Indicatorului documentelor-tip, de asemenea, a expirat?

 

După cum am menţionat şi în răspunsul la întrebarea precedentă, Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova este unica autoritate competentă să-şi expună poziţia oficială privind termenul de păstrare şi condiţiile de nimicire a documentelor contabile.

În partea ce ţine de poziţia Serviciului Fiscal de Stat la acest capitol comunicăm că cadrul legal existent stabileşte un termen de prescripţie de 4 ani pentru efectuarea controlului fiscal, dar nu trebuie să uităm de faptul că alin. (2) din art. 264 al Codului fiscal prevede unele excepţii, şi anume: termenul de prescripţie nu se extinde asupra impozitului, taxei, majorării de întîrziere (penalităţii) sau sancţiunilor fiscale aferente unui impozit, unei taxe concrete dacă darea de seamă fiscală care stabileşte obligaţia fiscală conţine informaţii ce induc în eroare sau reflectă fapte ce constituie infracţiuni fiscale ori nu a fost prezentată.

Prin urmare, în temeiul informaţiei parvenite de la organele de drept şi/sau în urma analizei informaţiei din baza de date a Serviciului Fiscal de Stat, care denotă erori evidente în dările de seamă prezentate pentru perioadele fiscale anterioare expirării termenului de prescripţie, organele abilitate cu funcţii de control au dreptul să întreprindă acţiuni de verificare a respectării prevederilor legislaţiei.

Totodată, în cazul în care din motive obiective va apărea necesitatea efectuării unui control fiscal pentru o perioadă mai mare de 6 ani, iar contribuabilul nu va dispune de documentele respective, acestea fiind nimicite, organul fiscal va efectua verificările în limita informaţiei disponibile, fără a incrimina contribuabilului obligaţia de prezentare a documentelor, dacă acestea au fost nimicite cu respectarea condiţiilor de păstrare şi de arhivare.

 

ÎNTREBARE: Iniţiativa SFS de a simplifica cerinţele privind păstrarea documentelor contabile şi a dărilor de seamă fiscale va avea un efect benefic atît asupra administrării fiscale, cît şi asupra mediului de afaceri, încadrîndu-se în măsurile promovate de către SFS pentru stimularea contribuabililor oneşti. Este important că numărul contribuabililor care doresc să beneficieze de avantajele conformării benevole înregistrează o creştere. În acest context, Vă rugăm să familiarizaţi cititorii noştri cu criteriile generale cărora trebuie să le corespundă un contribuabil pentru a nu se regăsi în categoria contribuabililor cu risc sporit de neconformare fiscală.

 

Printre criteriile generale pe care trebuie să le întrunească un contribuabil, pentru a nu se regăsi în categoria contribuabililor cu risc sporit de neconformare fiscală, figurează:

- înregistrarea conformă a activităţii de întreprinzător;

- prezentarea dărilor de seamă fiscale în termenele prevăzute de legislaţie;

- achitarea în termen şi în cuantum deplin a impozitelor, taxelor şi a altor plăţi prevăzute de legislaţie;

- neadmiterea restanţelor la bugetul public naţional (BPN);

- creşterea în dinamică a sumelor impozitelor şi taxelor calculate şi achitate;

- achitarea unui salariu mediu lunar nu mai mic decît salariul mediu lunar pe ramură;

- neadmiterea achitării salariilor „în plic”;

- evitarea relaţiilor cu entităţile care întrunesc potenţialii indicatori ai pseudoactivităţii de întreprinzător.

Totodată, menţionez că criteriile pe care trebuie să le satisfacă un contribuabil pentru a obţine certificatul de credibilitate sînt prevăzute în pct. 9 din Regulamentul cu privire la stimularea morală (nonfinanciară) a contribuabililor oneşti, aprobat prin Ordinul IFPS nr. 396 din 06.05.2015 (publicat în revista „Contabilitate şi audit”, 2015, nr. 7).

Astfel, pe parcursul activităţii desfăşurate contribuabilul va întruni cumulativ următorii indicatori:

1) în urma controalelor efectuate în ultimul an de gestiune nu au fost depistate încălcări sau sumele calculate conform deciziilor emise nu depăşesc pragul de semnificaţie;

2) nu a admis restanţă la BPN conform situaţiei din ultima zi a ultimului an de gestiune;

3) în ultimul an de gestiune nu i s-au aplicat măsuri de executare silită a obligaţiilor fiscale;

4) pe parcursul activităţii desfăşurate în ultimii 3 ani consecutivi:

a) a obţinut venit impozabil în fiecare an;

b) suma obligaţiilor fiscale anuale calculate pe parcursul perioadelor examinate constituie cel puţin 10% din suma totală a venitului declarat (rîndul 0101 din Declaraţia cu privire la impozitul pe venit (forma VEN 12/UNIF 14), rîndul 1 din Darea de seamă privind impozitul pe venitul din activitatea operaţională (forma IVAO));

c) salariul mediu al angajaţilor depăşeşte salariul mediu lunar pe economie;

d) nu a admis cazuri de neprezentare sau prezentare tardivă a dărilor de seamă fiscale, a rapoartelor privind calcularea primelor de asigurare obligatorie de asistenţă medicală şi a declaraţiilor privind calcularea şi utilizarea contribuţiilor de asigurări sociale de stat obligatorii.